In vijf stappen uw mailbox onder controle

De beste manier om onze relatie met onze inbox te beschrijven is waarschijnlijk ‘ingewikkeld’. We kunnen namelijk bijna niet zonder, terwijl we stiekem misschien ook wel een beetje genoeg hebben van het bijna dwangmatig checken van de mailbox. Gemiddeld doen we dat namelijk zo’n 74 keer per dag. Gelukkig zijn er tools en tactieken waarmee het gemakkelijker wordt om die onafgebroken stroom aan e-mails te controleren, zonder dat het doel is om de inbox compleet leeg te krijgen. In dit artikel een aantal handige tips om uw mailbox onder controle te houden.

Daarvoor is het niet alleen belangrijk om prioriteiten te kunnen stellen, maar ook om te begrijpen hoe het toch kan dat e-mail zo’n grote rol speelt in ons dagelijks leven. Daarom vertellen we u de belangrijkste dingen die u moet weten over het beheren van uw e-mail.

1. De psychologie achter e-mail begrijpen
Onze houding tegenover onze mailbox is diep verweven met onze eigen psyche. Als u dit begrijpt, hebt u de eerste stap om e-mail beheersbaarder te maken al gezet. Iedere keer dat u uw mailbox ververst om te kijken of er een nieuw bericht is binnengekomen, triggert dit het deel van uw hersenen dat gaat over beloningen. Dit wordt een intermitterende variabele beloning genoemd. Onze hersenen houden ervan om aan een hendel te trekken (of op een knop te klikken) als ze weten dat daar een beloning tegenover staat (bijvoorbeeld één of meerdere nieuwe mailberichten).

Vervolgens is er ons fundamentele menselijke verlangen om een ontvangen positieve actie ook te beantwoorden met een positieve actie. Dat wil zeggen, als u een positief mailtje krijgt, wil uw brein daarop reageren met een positieve actie. Dat lijkt misschien onschuldig, maar deze techniek wordt bijvoorbeeld door slimme marketeers gebruikt om ervoor te zorgen dat mensen reageren of actie ondernemen op de berichten die zij sturen.

En tot slot, vergeet Newton niet. In haar boek Unsubscribe: how to kill email anxiety, avoid distractions and get real work done, past Jocelyn Glei Newtons derde bewegingswet op het medium e-mail toe: “Voor elke actie is er een gelijke en tegenovergestelde reactie.” Of anders gezegd: hoe meer u verzendt, hoe meer u ontvangt.

2. Drukt u op verzenden? Wees precies!
E-mails zijn geen vervanging voor gesprekken. Iets om in uw achterhoofd te houden als u de volgende keer een mailtje gaat sturen. Zorg dat u weinig tot geen open vragen stelt om het ‘boomerang effect’ te voorkomen. Het boomerang effect houdt in dat u eigenlijk mensen uitnodigt om uw mailbox te vullen, door zelf ook veel mailtjes te versturen. Wees kort en bondig in uw berichten en zorg ervoor dat u duidelijk bent over wat u van de ontvanger verwacht. Gebruik bijvoorbeeld de BLUF-tactiek: dat staat voor ‘Bottom Line Up Front’. Oftewel: zorg dat de ontvanger meteen begrijpt waarom u hem/haar mailt.

3. Gebruik de juiste tools
Maar, u ontkomt er natuurlijk niet aan dat u mailtjes krijgt. Gelukkig zijn er ook manieren waarop u het verwerken daarvan makkelijker kunt maken. Met tools bijvoorbeeld. Deze zijn onder te verdelen in twee categorieën: tools om uw inbox te organiseren en tools om het reageren op berichten efficiënter te maken.

Met tools als Mailstrom (om vergelijkbare berichten te verzamelen in categorieën), Sanebox (om berichten automatisch te prioriteren) en BatchedInbox (waarmee u alle berichten in batches in uw mailbox kunt laten bezorgen) krijgt u meer controle over uw inbox. Om te zorgen dat u minder tijd kwijt bent met het versturen van mailtjes, kunt u bijvoorbeeld de handige sneltoetsen van Gmail, standaard antwoorden of een zogenaamde expansion app gebruiken.

4. Zoek en combineer de juiste systemen
Voor veel mensen is een e-mailbox een rommelige verzameling van zaken die vallen in de categorie te doen, te lezen of te plannen. Een goed systeem zorgt ervoor dat u veel minder tijd kwijt bent met het categoriseren van die mailtjes, waardoor u veel sneller weet wat de bedoeling is.

Voor al deze categorieën zijn handige tools beschikbaar. Voor het organiseren van taken kunt u bijvoorbeeld werken met tools als Things of Omnifocus. Voor het plannen van afspraken kunt u gebruik maken van Busycal of Fantastical en voor artikelen die u later wilt lezen kunt u kiezen voor tools als Pocket of Instapaper. Wellicht heeft u nog een vierde categorie voor zaken die u wilt bewaren of het organiseren van documenten, dat kan dan in bijvoorbeeld Evernote of Quip.

Als u voor elke categorie een passende tool aan uw mailbox heeft gekoppeld, wordt het veel gemakkelijker om uw mailbox te organiseren. Als u een bericht verwerkt, heeft u vijf opties: direct reageren of doorsturen naar één van de systemen die u gebruikt om de vier bovengenoemde categorieën te beheren. Op het moment dat u dan bijvoorbeeld iets wilt lezen, gaat u naar Pocket of Instapaper, en staan daar de artikelen die u verzameld heeft. Dit scheelt een hoop rommel in uw mailbox en geeft u rust.

5. Onthoud: e-mailen is een vorm van communiceren tussen twee personen
Soms is het makkelijk om te vergeten dat achter elke e-mail die u krijgt een persoon schuilgaat. Misschien maakt u onbewust wel eens misbruik van de tijd van de ontvangers van uw e-mail, bijvoorbeeld door onrealistische verwachtingen te hebben of nutteloze reacties te sturen. Wie heeft er nog nooit een mailtje gestuurd met niets anders dan “bedankt!”? Gebruik bijvoorbeeld afkortingen om te zorgen dat het voor de ander duidelijk is dat reageren niet nodig is: NNOTR (niet nodig om te reageren) of EB (einde bericht) bijvoorbeeld. En onthoud: de wereld vergaat niet als u even wat later op een bericht reageert.