Diefstal op de werkvloer: dit kunt u er aan doen!

Diefstal op kantoor, het is geen leuk onderwerp, maar wel iets wat helaas op veel kantoren aan de orde van de dag is. Wat kunt u doen om diefstal van kantoorbenodigdheden tot een minimum te beperken? In deze blog geven we u 4 handige tips.

Wie heeft er niet wel eens een blokje post-its mee naar huis genomen van kantoor? Waarschijnlijk doet u dit soort dingen zonder al te veel na te denken over de gevolgen. Een stapeltje post-its is nou niet bepaald een fortuin waard. Toch kan het bedrag aan gestolen kantoorbenodigdheden behoorlijk oplopen. Hoewel de meeste diefstal plaatsvindt in de retailbranche, hebben eigenlijk alle bedrijfstakken er wel in meer of mindere mate mee te maken.

Wat wordt er het meest gestolen op de werkvloer?
Kleine kantoorbenodigdheden zoals pennen, potloden, blokken post-its, papier en paperclips staan bovenaan de lijst van items die medewerkers meenemen naar huis. Maar sommige medewerkers nemen geen genoegen met het kleine spul en krijgen het voor elkaar om grote items als stoelen mee naar huis te smokkelen. Wilt u diefstal tot een minimum beperken, lees dan onze vier tips.

1. Neem het aankoop- en verspreidingsbeleid onder de loep
Is er bij u op kantoor één iemand (of één afdeling bij grotere bedrijven) verantwoordelijk voor de inkoop van kantoorbenodigdheden? Of kan iedereen op elk willekeurig moment iets bestellen? Het werkt het beste om een persoon verantwoordelijk te maken voor de inkoop. Ook het verspreidingsbeleid is van belang. Door bij te houden wie wat nodig heeft, krijgt u een beter beeld van welke medewerkers wel heel veel post-its gebruiken…

2. Bestel kantoorbenodigdheden op een vast moment
Door één iemand verantwoordelijk te maken voor de inkoop én hem of haar eens per maand of kwartaal te laten bestellen, houdt u meer grip op de zaak. Collega’s kunnen bij hem/haar aangeven wat ze nodig hebben aan kantoorbenodigdheden. Zo krijgt u niet alleen een beter beeld, maar voorkomt u tegelijkertijd dat er van alles besteld wordt dat niet wordt gebruikt. Daarbij is het handig om bijvoorbeeld niet vaker dan eens per maand te bestellen. Veel aanbieders geven namelijk bulkkortingen, waarmee u per een stuk goedkoper uit bent door meer in één keer te bestellen.

3. Zorg dat medewerkers weten wat ze kunnen doen als ze diefstal vermoeden
Misschien merkt u zelf niet direct als de voorraad pennen wel heel snel slinkt. Maar er zijn ongetwijfeld collega’s die dat wél doorhebben. Zorg er daarom voor dat er een helder protocol is dat mensen kunnen volgen als ze diefstal vermoeden. Door bijvoorbeeld posters op te hangen of een mailing rond te sturen kunt u uw collega’s op de hoogte brengen van het protocol. Vergeet daarin niet te vermelden bij wie collega’s terecht kunnen om een (vermoeden van) diefstal te melden.

4. Zorg voor de juiste compensatie
Sommige mensen hebben niet eens door als ze een pen of een notitieblokje in hun zak steken, maar anderen stelen bewust van hun werkgever. Zij doen dit vaak omdat ze het gevoel hebben dat ze niet genoeg gewaardeerd worden voor hun werk. Bijvoorbeeld omdat hun salaris niet gelijk is aan dat van een collega, of omdat overuren niet uitbetaald worden. Door respect te tonen en werknemers te waarderen, voorkomt u dat medewerkers zelf op zoek gaan naar die compensatie.

Diefstal op de werkvloer, u zult het waarschijnlijk nooit helemaal voorkomen. Maar met deze tips komt u hopelijk een heel eind.