6 belangrijke dingen om te doen voordat u op vakantie gaat

De zomer is inmiddels echt begonnen. De meeste scholen zijn al dicht en ook op kantoor lijkt het met de dag rustiger te worden. Als het eindelijk uw beurt is om op vakantie te gaan, is het misschien verleidelijk om alles uit uw handen te laten vallen en de deur van uw kantoor achter u dicht te trekken. Toch levert dit u waarschijnlijk stress op. Als het niet tijdens uw vakantie is, dan zeker wel erna. Daarom geven we u in dit artikel zes zaken die u goed moet regelen voordat u uw koffers kunt inpakken!

De periode voorafgaand aan een vakantie is voor veel mensen een stressvolle periode. Logisch, want zowel thuis als op kantoor moet er een hoop gebeuren voordat u van uw welverdiende rust kunt genieten. Als u het gestructureerd aanpakt, kunt u zonder stress op reis.

1. Priorteer uw projecten
Maak een planning van de belangrijkste projecten die u voor uw vakantie wilt afronden. Begin hier tijdig mee, zodat er eventueel nog wat uitloop mogelijk is. Natuurlijk is het heel prettig als u dat grote project kunt afronden voordat u op vakantie gaat. Maar let bij het prioriteren van uw to-do’s niet alleen op de omvang van een project, maar ook zeker op de deadline. Als u nog ruim de tijd heeft om aan het project te werken als u terugkomt op kantoor, dan zijn andere, kleinere opdrachten met een deadline die vlak na uw vakantie is, beter om eerst af te ronden.

2. Maak een plan van aanpak
Hoogstwaarschijnlijk wilt u nog helemaal niet denken aan de periode ná uw vakantie. Toch is het goed om vast een plan van aanpak te maken voor als u na een aantal weken weer terugkomt op kantoor. Op die manier heeft u direct een duidelijk doel en voorkomt u dat u direct een dag bezig bent met het doorwerken van uw e-mailbox. Bovendien is zo’n plan van aanpak een handig geheugensteuntje om na een paar weken rust te bedenken waar u gebleven was in uw projecten.

3. Ruim uw werkplek op
Voordat u op vakantie gaat is het verstandig om uw werkplek op te ruimen. Zo zitten collega’s niet wekenlang tegen een stapel papieren aan te kijken en kunt u na uw vakantie direct vinden wat u nodig heeft. Gooi losliggende papieren en niet-werkende pennen weg en organiseer uw projecten in een handige archiefkast.

4. Zorg dat iedereen op de hoogte is
Zorg ervoor dat iedereen waarmee u wekelijks contact heeft, weet dat u even niet beschikbaar bent. Dat geldt voor zowel collega’s als voor klanten en samenwerkingspartners. Vertel ze hoe lang u weg bent en deel gelijk bij wie ze in uw afwezigheid terecht kunnen. Waarschijnlijk zullen ze er geen gebruik van maken, maar in dit geval is het het gebaar dat telt.

5. Zet de out-of-office melding aan
Voortbordurend op punt 4 is dit natuurlijk een inkoppertje. Vergeet nooit om een out-of-office melding in te schakelen. Op deze manier krijgt iedereen die u een mailtje stuurt een bericht terug met de melding dat u op vakantie bent en tot wanneer. Het is prettig om in dit bericht ook te vermelden bij welke collega ze terecht kunnen met eventuele vragen in uw afwezigheid. Zelfs als u ook tijdens uw vakantie af en toe uw e-mail checkt, is een out-of-office melding eigenlijk onmisbaar. Zo laat u uw contacten weten hoe het komt dat u wellicht niet zo snel reageert als ze van u gewend zijn.

6. Zorg voor een goede overdracht
Niets zo vervelend om het werk van iemand te moeten overnemen die nergens iets heeft genoteerd. Iedereen werkt op een andere manier en dat is natuurlijk prima. Maar zorg ervoor dat u voor uw vakantie een document maakt waarmee collega’s uw werk over kunnen nemen. Hoe grondiger u hierin bent, hoe beter het werk is dat uw collega’s zullen doen in uw afwezigheid. En dat is iets waar u in een later stadium zelf profijt van heeft.

Met deze tips kunt u straks ongetwijfeld meer van uw vakantie genieten. Op uw werk is in ieder geval alles goed geregeld. Fijne vakantie!