4 effectieve manieren om te archiveren

Alleen de gedachte aan het moeten organiseren van het archief levert u misschien al koude rillingen op. Niet zo gek dat het een taak is die u waarschijnlijk steevast onderaan uw prioriteitenlijstje zet. Niet nodig! Met deze handige methodes zet u in no time een goed werkend archiveersysteem op poten.

First things first, een goed archiveersysteem kan niet zonder een passende archiefkast. Kies een kast die aansluit bij uw manier van werken en de manier van archiveren die u gekozen heeft. In onze webshop vindt u een ruim aanbod aan archiefkasten voor ieder kantoor.

Archiveren op basis van kleur
Het sorteren van papierwerk op basis van kleur is zo oud als het archiveren zelf. De veelvuldig geteste methode werkt eigenlijk altijd én is gemakkelijk te implementeren, zelfs met een complex systeem. Door documenten te sorteren op basis van kleur, wordt u gedwongen om na te denken over verschillende categorieën waar uw documenten in onderverdeeld kunnen worden.

Daarnaast werkt sorteren op kleur zowel bij papieren als digitale archieven. Waardoor het makkelijk is om zowel online als offline documenten te vinden die bij elkaar horen.

Zo gaat u aan de slag:

• Kijk naar de bestanden die u moet organiseren en bedenk een paar passende categorieën. Het kan trouwens even duren voordat u voor alle documenten geschikte categorieën heeft gevonden. Een kwestie van uitproberen!
• Geef elke categorie een kleur.
• Communiceer de categorieën met uw collega’s. Een archiveersysteem op basis van kleur werkt natuurlijk alleen als iedereen op de hoogte is.
• Verzamel de benodigde materialen om op kleur te kunnen sorteren. Bijvoorbeeld gekleurde
• Test de categorieën een tijdje uit. Is het voor u én uw collega’s duidelijk waar bepaalde documenten horen?

Waarom werkt het?
Als u gaat archiveren op basis van kleur, brengt u structuur aan in een ongeordende brei aan informatie. Deze behapbare delen maken het makkelijker voor de hersenen om te focussen op de taak, eigenlijk op dezelfde manier als dat werkt voor kinderen die een rijtje Franse woordjes uit hun hoofd proberen te leren. Door het in behapbare delen te verdelen is het onthouden makkelijker omdat de hersenen meer ruimte hebben om nieuwe informatie op te slaan. Voor uw brein is het makkelijker om die ene factuur te vinden als u weet dat alle financiële documenten een blauw label gekregen hebben.

Belangrijke vs. minder belangrijke documenten
Iedereen die ooit minutenlang heeft gezocht in een berg documenten, op zoek naar dat ene belangrijke papiertje weet hoe frustrerend het is om net datgene wat u zoekt niet te vinden, maar wel 101 niet belangrijke documenten. Probeer eens om uw documenten te organiseren op mate van belangrijkheid. U zult zien dat het een stuk gemakkelijker is om het juiste papiertje terug te vinden.

Zo gaat u aan de slag

• Onderzoek bij uw collega’s welke documenten voor hen gedurende het jaar belangrijk zijn. Dat kan eventueel met een online enquête bij een grote organisatie.
• Maak een lijst met bovenaan de meest gezochte documenten en onderaan de documenten die bijna niemand nodig heeft, en alles wat er tussen hoort.
• Creëer het archief, zowel fysiek als digitaal volgens deze categorieën. Zorg ervoor dat categorieën én subcategorieën goed gelabeld zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld de map met de belangrijkste bestanden het label ‘Belangrijke bestanden’ geven en subcategorieën maken voor de verschillende bestanden die daar in horen, zoals: ‘contracten’, ‘huisstijl’ en ‘onderzoeksresultaten’.

Waarom werkt het?
Een archiveringssysteem dat rekening houdt met waar mensen naar zoeken, dat klinkt misschien als een droom. Maar door van tevoren uit te zoeken welke documenten collega’s vaak nodig hebben, en het archiveringssysteem hierop te sorteren, maakt u dit mogelijk.

Bepaal een vervaldatum
Het lijkt misschien een trucje, maar het is enorm handig om uw documenten een ‘houdbaarheidsdatum’ te geven. Zakelijk gezien moeten sommige documenten zeven jaar bewaard worden. Minder belangrijke papieren kunt u overwegen om te vernietigen. Want minder papierwerk betekent minder om te archiveren. Bovendien scheelt het elke keer een hoop werk als u met een stapel papieren in uw hand staat om te bepalen of iets weg kan ja of nee: kijk gewoon naar de datum.

Zo gaat u aan de slag:

• Geef uw documenten verschillende houdbaarheidsdata. Sommige documenten hoeven misschien alleen voor dat jaar bewaard blijven, terwijl andere nog 5 of zelfs 10 jaar bewaard moeten blijven.
• Maak een jaarlijks terugkerend kalenderitem om alle documenten die ‘over datum’ zijn te vernietigen. Ergens in de eerste week van het jaar werkt vaak het beste.

Waarom werkt het?
Door oude documenten weg te gooien, blijft het archief relevant en opgeruimd. Daarnaast bespaart het tijd omdat u geen bestanden organiseert die niemand ooit gaat gebruiken.

Haal lopende en afgeronde projecten uit elkaar
Door lopende en afgeronde projecten apart te organiseren, maakt u uw archiveringssysteem een stuk logischer én simpeler. Natuurlijk kunt u nog veel verder gaan met organiseren om meer overzicht te houden, bijvoorbeeld door gebruik te maken van coderen op kleur of mate van belangrijkheid.

Zo gaat u aan de slag:

• Hou uw bestaande archiveringssysteem, maar voeg twee categorieën toe: lopend en afgerond.
• Voeg data toe aan de documenten van de lopende projecten. Bijvoorbeeld de verwachte einddatum.
• Voeg de verwachte einddata toe aan uw kalender, zodat u weet wanneer het tijd is om uw archief te reorganiseren.

Waarom werkt het?
Documenten die horen bij lopende projecten worden logischerwijs veel vaker gebruikt dat documenten uit voorgaande projecten. Daarom maakt u het makkelijker voor uw collega’s (en uzelf) om de juiste papieren te vinden als ze gesorteerd worden op project.

Door een methode te vinden die aansluit bij uw manier van werken en die van uw collega’s, zorgt u ervoor dat archiveren geen taak wordt die u constant uitstelt.